営業リストや顧客データを集計しようとした時、同じ会社なのに株式会社が前についていたり、カッコ株になっていたりして、別々の会社としてカウントされてしまった経験はありませんか？
このように、バラバラに入力された表記ゆれを統一し、正しい一つのデータにまとめる作業を名寄せと呼びます。
この記事では、エクセルでの名寄せ作業の限界と、専用ツールを使って劇的に効率化する方法を解説します。
エクセルでの名寄せが地獄になる理由
エクセルで名寄せを行う場合、基本的には置換機能や関数を使います。
たとえば、全角の数字を半角にするASC関数を使ったり、前後の無駄な空白を消すTRIM関数を使ったりして、少しずつデータを綺麗にしていきます。
しかし、株式会社という文字を消去し、さらにアルファベットの大文字小文字を統一し、といった処理を重ねていくと、作業列がどんどん増えていき、エクセルのシートは見るも無惨な状態になってしまいます。
最終的に目視で確認して手入力で修正することになり、パワークエリに挑戦して挫折するといったケースも後を絶ちません。
名寄せ作業は専用ツールで一気に片付ける
名寄せのようなデータクレンジング作業は、エクセルではなく、データ処理に特化したツールで行うのが世界の常識になりつつあります。
プログラミングができない事務職の方でも、KNIMEなどの無料ノーコードツールを使えば、この面倒な名寄せ作業を自動化のラインに乗せることができます。
ノーコードツールが得意なクレンジング処理
KNIMEには、文字を綺麗に整えるための専用のアイコンが多数用意されています。
たとえば、以下のような処理をつなげておけば、読み込んだデータは自動的に綺麗な状態に変換されます。
- 全角の英数字をすべて半角に統一する
- 大文字と小文字をどちらかに統一する
- 株式会社や有限会社といった特定の文字を、まとめて空白に置き換えて消し去る
このルールを一度作ってしまえば、次に新しい顧客リストをもらった時も、実行ボタンを押すだけで瞬時に名寄せの準備が整います。
エクセルで何時間もかけていた間違い探しから抜け出し、正確で素早いデータ整備の仕組みを手に入れましょう。
