「システムからダウンロードしたAのファイルを開いて、必要な列だけをコピーし、Bの集計用ファイルに貼り付ける」
このような単純なデータ転記作業に、毎月何時間も費やしていませんか？
この記事では、人間の手で行うコピペ作業のリスクと、それをツールに任せて完全自動化するための具体的なステップを解説します。
手作業でのコピペが抱える大きなリスク
データ転記の最も恐ろしい点は、貼り付けミスです。
行が1つずれたまま貼り付けてしまったり、並べ替えを忘れたまま上書きしてしまったりといったミスは、どんなに気をつけていても必ず発生します。
また、ファイルを開いたり閉じたりする作業自体がパソコンのメモリを消費するため、扱うデータ量が100万行に近づくと、コピーを押した瞬間にエクセルがフリーズしてしまうことも珍しくありません。
マクロに頼らずに転記を自動化する
転記作業を自動化しようと考えた時、多くの人がVBAマクロの学習を始めようとします。
しかし、複数のファイルを開いて中身を移し替えるマクロは、コードの記述が複雑になりやすく、ファイルの名前や保存場所が少し変わっただけで動かなくなってしまいます。
そこで活用したいのが、画面上のアイコンをつないで処理を作るノーコードツールです。
たとえば、無料ツールのKNIMEを使えば、簡単なアイコンの配置だけで、コピペ作業の自動化が完成します。
ノーコードで転記作業はどう変わるのか
KNIMEなどのツールを使うと、以下のような流れで転記作業が自動で進むようになります。
- 読み込み：指定したフォルダにある複数のデータを、ツールが裏側で一瞬で読み込みます。いちいちエクセル画面が立ち上がることもありません。
- 加工：必要な列だけを残したり、別のファイルと横に紐付けたりする処理を自動で行います。
- 出力：綺麗に整ったデータを、指定したエクセルファイルに自動で書き出します。
あなたは来月から、最新のデータを特定のフォルダに保存して、ツールの実行ボタンを押すだけでよくなります。
単純な転記作業はロボットに任せて、人間は集計された数字の分析や改善提案など、より価値のある業務に時間を使いましょう。
